En este artículo:
¿Qué son las tasks?
Las tasks forman un componente esencial de cualquier aplicación de gestión de proyectos, y LawVu no es la excepción. Puedes pensar en las tasks como una versión avanzada de una lista de To Do.
Una lista de tareas estándar te permite añadir elementos y marcarlos como completados. Las tasks de LawVu ofrecen un sistema mucho más robusto que una lista básica.
Aunque siguen el mismo concepto general, LawVu te permite añadir más detalles -como fechas, archivos y conversaciones - y asignar tasks a tu equipo.
¿Dónde puedo acceder a las tasks?
Cada matter tiene una pestaña Tasks dedicada, donde se almacenan y gestionan todas las tasks relacionadas.
También puedes acceder a ellas y editarlas desde el Planner.
Crear tasks rápidamente
Haz clic en el botón Add task y escribe el nombre de tu primera task. Cuando termines, pulsa Enter y podrás empezar a añadir otra task.
Trabajar de esta manera te permite crear rápidamente una lista de tasks relevantes para el matter legal en el que estás trabajando. Puedes mantener la información de forma ligera y añadir más detalles más adelante desde el task panel si es necesario.
Una task debe tener una due date para aparecer en tu Planner. Al establecer una due date, la hora se asigna automáticamente a las 9:00 a. m., aunque puedes cambiarla en cualquier momento desde el task panel.
Las tasks sin due date son visibles en el matter correspondiente o en tu Tasks grid.
Asignar tasks
Para asignar una task, haz clic en el icono del people picker. Puedes seleccionar un miembro del matter desde la lista de recientes o buscarlo por nombre. Ten en cuenta que solo los miembros del matter aparecerán en los resultados de búsqueda y que los business users no pueden ser asignados a tasks.
También puedes asignar una task haciendo clic sobre ella para abrir el task panel y editando el campo Assignee.
Solo los miembros del matter pueden ver las tasks. Puedes ver tus propias tasks y las asignadas a otros miembros del matter dentro del Planner.
Nota: Los nombres de las tasks tienen un límite de 250 caracteres, y las descripciones un límite de 5.000 caracteres. Si el nombre de una task aparece incompleto, intenta acortarlo y mover los detalles adicionales al campo Description del task panel.
Completar tasks
Cuando completas una task, la tarjeta de estado y el indicador de progreso se actualizan, pero, a menos que el interruptor Show completed esté activado, no será visible en la pestaña Tasks.
El task panel
Al hacer clic en una task, la pantalla se divide en dos paneles. La lista de tasks permanece a la izquierda, mientras que a la derecha aparece una vista detallada de la task seleccionada, llamada task panel.
El task panel es una interfaz intuitiva que te permite crear, editar y gestionar tasks rápidamente.
Desde el task panel puedes:
Marcar la task como completada.
Crear una sub-task para delegar partes específicas de un caso grande a distintos miembros del equipo.
Duplicar una task para ahorrar tiempo o eliminarla cuando ya no sea relevante.
Usar la breadcrumb trail en la parte superior para ver el matter asociado a la task.
Cambiar el nombre de la task para que sea más claro y específico.
Asignar la task a ti mismo o a otra persona.
Seleccionar el task type: standard, milestone, court date o meeting.
Establecer una due date y hora para que la task aparezca automáticamente en tu LawVu Planner y en el de los demás miembros del matter.
Añadir una description para explicar el propósito de la task y proporcionar más información al responsable.
Adjuntar archivos a la task para que toda la documentación relacionada esté en un solo lugar.
Enviar un enlace a un sitio web o dirección de correo electrónico para proporcionar acceso inmediato a recursos externos.
Hacer clic en el icono Participants para seleccionar otros miembros del matter y comunicarte con ellos mediante comentarios.
Recibirás la notificación “comment added to task” si:
Eres el assignee de la task.
Has sido @mentioned en el comentario.
Eres participant de la task.
No escribiste el comentario (el sistema no envía notificaciones a uno mismo).
Tienes activadas las notificaciones “comment added to task” en tu perfil.
Nota: No puedes añadirte a ti mismo como Participant y no te verás en la lista de participants.
13. Puedes activar o desactivar las notificaciones para los comentarios añadidos a la task.
Consulta la animación a continuación para ver cómo crear y asignar una task.
El panel More fields está cerrado por defecto y solo se abrirá automáticamente si existe información en los campos Start date, End date, Estimated hours o Hourly rate.
Al hacer clic en él, puedes añadir o editar:
Las fechas de inicio y fin de un periodo específico, que se utilizarán en tus reportes personalizados.
Las horas estimadas para completar la task.
La tarifa por hora de la task.
Tasks incompletas
Si intentas cerrar un matter con tasks incompletas, aparecerá una ventana emergente. Podrás elegir entre Continue y cerrar el matter de todos modos, o Cancel para completar primero las tasks.
The tasks grid
En Hub > Tasks, verás una cuadrícula que muestra las tasks que tienes asignadas en todos los matters de LawVu.
Puedes gestionar tus tasks de forma más eficiente utilizando The tasks grid. Al hacer clic en el nombre de cualquier task, se abre el task panel, lo que te permite acceder y editar rápidamente los detalles sin necesidad de abrir el matter.
The tasks grid se puede filtrar y ordenar, lo que te permite mostrar solo las tasks que sean relevantes e importantes en cada momento.
Para obtener una copia local de tus tasks con fines de reporte o análisis, utiliza el icono Export en la esquina superior derecha. Esto descargará una hoja de cálculo de Excel directamente en tu ordenador.
Guardar tasks como plantillas
Una funcionalidad clave de las tasks es la posibilidad de guardarlas y reutilizarlas como plantillas al crear determinados tipos de matters.